DXの一例: 黒電話からのデータ活用と電話帳メンテナンスの効率化

当店では今でも昔ながらの黒電話が現役です。
お客様も驚かれたり、ときどき、近所の子供も触りにきます（汗）

ただ、この電話も実際には、NTT西日本の光回線につながっています。
NTTのフレッツ光では「ひかり電話」のサービスがあり、契約すると、固定電話のモジュラージャック（RJ11)をもつ機器を貸し出してくれます。
メタル回線時と同じ電話が使え、電話番号も従来の電話番号がそのまま使えます。

オプションサービスもいろいろあります。我が家では店舗と居宅の電話番号を分けたかったので、オプションをパックにした「ひかり電話エース」に「ダブル（複数）チャネル）」と「追加番号」を追加しました。
これで２つの電話番号が使えています。

さて、店舗側では、ニーズと費用・使い勝手の関係で次の仕様になっています。

①ひとつの電話回線から、黒電話と留守番電話FAX付コードレス電話に分配している。（なので設定はダイヤル回線）
②FAX付コードレスではナンバーディスプレイに対応しているが、黒電話は通知ナンバーの確認はできない（以前は外付けのアダプターがあったようですが、、、）
③留守番電話で着信になると、FAXも受信できる。
④着信が外からでもわかるように、複数人に「着信お知らせメール」がとぶ
　
ここで、現在感じている課題は④の「着信お知らせメール」の仕様です。
このメールでは、着信があったことと、発信者の電話番号のみが送られてくるので、発信者が誰なのかは、自分の連絡帳やネットで検索するしかなく、非常に手間でした。

データはあるのに活用できていない事例になりますね。(DXネタ）
今回、これを解決する一手段をOUTLOOKのマクロで作ってみました。
最近は、たいていのプログラムはすでに誰かがトライしてて、ネットでも多数公開されているので、一からプログラムを作らなくても、組み合わせるだけで作れてしまいます。（便利な時代です）

OUTLOOKのマクロは、「OUTLOOK研究所」のサイトが大変参考になりました。
プログラムの仕様は下記になります。

①OUTLOOKで「着信お知らせメール」が来たか監視する。
②メールが来たら、メールの内容を解析し、着信履歴のEXCELリストに追加する
③着信番号をEXCELの電話帳リストからVLOOKUPで検索する
④既に登録済みの番号なら名前を、未登録の番号の場合は「不明」として、メールのタイトル（Subject)に追加し、関係者に着信メールを転送する。

これにより、誰から着信なのか検索する手間がはぶけ、着信履歴から電話帳を随時メンテナンスすることで、精度が高まり、よい顧客リストが作れます。また、EXCELファイルはサーバにあるので、複数人で確認・メンテナンスできるようになりました。

既存のデータを活用して仕事の仕組みを変える、DXの一例になるかと思います。

興味がある方はお問い合わせください。